休んだ日に回らなくする — 共有プロンプトと手順書で「1人に固定」を外す
前回は、研修を1日15分×3日に分解して「時間がない」の壁を外す話を書きました（AIの出力が「使える」に変わる3日間）。3日目に本人を「教える側」に回すことで、研修をイベントから仕組みに変えるところまででした。
人数が増えると、次に必ず起きるのがこれです。
あのリスト、〇〇さんにしか作れないんでしたよね。〇〇さん休みの時は、誰がやるんですか。
前回までの取り組みは、ここで止まります。道具が1人に固定されると、その人が休んだ日・退職した日に、業務全体が止まります。今回は、導入の3つの壁の最後の1つ「1人に固定される」を外す話を書きます。共有プロンプトと手順書の2つを1枚にまとめて「誰が代わっても同じ出力が出る」を作る、カレンダーとテンプレートごと載せます。
なぜ「1人に固定」が起きるのか
まず、固定される原因を能力の差に置かないことです。「あの人はAIが上手いから」と置くと、対策は「あの人を見習う」になり、何も進みません。
実際の原因は、書き方が口承になっていることです。口承とは「毎回ゼロから説明するしかない状態」です。研修を3日間回しても、本人が直した指示の語は、本人のチャット履歴と本人の記憶にしか残っていません。工夫したプロンプトはチャット履歴の中で死ぬ——共有プロンプト集を作ったのは、このためでした（工夫したプロンプトはチャット履歴の中で死ぬ）。あの記事で作った7列カードは「見れば使える」備品です。備品は置けます。しかし、代わりの人がその備品で当日の業務を回せるかは、別の問題です。
休みの朝を想像すると分かります。代走の人は、共有プロンプト集を開いて該当の行を見つけ、プロンプト本文をコピーして、自分のチャットに貼る。ここまでは回ります。その直後に、必ず止まります。
代走の朝に止まる3箇所
① 「入力」に何を貼ればいいか分からない（メモの形が人によって違う）
② 出力が出たあと、どこに貼ればいいか分からない
③ 優先度のA/B/Cの判断が、自分の考えと違う気がする
この3箇所は、プロンプトの出来が悪いからではありません。工程の前後が口承のままだからです。つまり、固定を外すのに必要なのは道具ではなく、プロンプトの「前」（貼る物の形）と「後」（出力の使い方）を、1行の文字に落とすことです。
固定を外す最小単位は「プロンプト1本＋手順1行」
共有プロンプト集の7列カードは、チーム全員の備品として作り込むものです。しかし「あの人が休んだ日に回らなくする」だけなら、ここまで大きくしなくて構いません。必要なのはもっと小さく、1工程について「プロンプト1本＋手順1行」です。
- プロンプト1本：共有プロンプト集に置いた行（研修で育てた最初の1行で十分です）
- 手順1行：そのプロンプトの「前」と「後ろ」を書いた1行
手順1行の形は、こうです。
手順書の1行（工程ごとに1行ずつ）
工程: リスト更新（毎週月 9:00）
貼る物: 前週の顧客データをそのまま貼る（氏名・会社・最終接触日・前回の結果の4列。メモ書きでよい）
プロンプト: P-01（プロンプト集の行をそのままコピー）
出力の使い方: 出た表を週次リストのシートに貼る。「確認」の行だけ先に自分で調べて埋める
行の右端に「確認日と理由」の欄を付けるのは、共有プロンプト集の7列カードと同じ設計です（工夫したプロンプトはチャット履歴の中で死ぬ）。
もう1つのルールは、1週間で1工程ずつ移すことです。全部の工程を一気に手順化すると、書く側が3日で燃え尽きます。引っかかりログ（自動化を2週間で自分仕様に直す）で最初に直した工程から順に、週1工程のペースで移します。このペースなら、最初の1工程は今週中に代走可能になります。
4日間カレンダー — 休みの3日前からで間に合う
手順1行を「本当に回る」状態にするのが、次の4日間です。1日15分。前回の研修3日間と同じ作り方で、別枠の作業は1つも作りません。
固定を外す4日間（1日15分・対象は1工程だけ）
1日目（書き出す日）: 15分
① 対象の工程を1つ選ぶ（最初は「リスト更新」など、毎週必ず回るもの）
② 手順1行を書き出す。空白を残さない。「たぶんこう」で埋めない
③ プロンプト集の行の番号を手順書に書く
2日目（回す日）: 15分
① もう1名に手順書だけを渡す（口は出さない。質問はメモだけ取ってもらう）
② その人が、いつもの業務として1回やる
③ 止まった箇所を、その人が手順書の行に印を付ける
3日目（埋める日）: 15分
① 印の付いた箇所を手順書に反映する（口答えを文字にする）
② 作った人と回した人で、反映後の1行を読み合わせる
4日目（代走日）: 15分
① 作った人以外の2人目が、手順書だけで回す
② 2人目が止まったら、その箇所を手順書に足す。作った人は答えを言わない
③ 「確認」の行の扱いだけは、その場で口を揃えて確認する
見ての通り、2日目の「黙ってやってもらう」は、承認取りの2週間で回した第2週と同じ形です（承認を待つ2週間で手を止めない）。あのときは自分の仕組みをもう1人に渡しました。今回はそれを、休んだ日のことを想定した形で回します。
共有プロンプトの骨格 — この1本を貼る
手順書から参照するプロンプトの行は、研修1日目に渡した最初の1行を、そのまま共有プロンプト集に移したものです。骨格は、この5つに決まっています。
共有プロンプトの骨格（1工程につき1本）
① 工程名: どこの工程か（例: リスト更新）
② 貼るデータ: 何を・どんな形で貼るか（列まで書く）
③ 出力3列: 表の形（例: 会社名 / 優先度 / 次のアクション）
④ 基準: 判断を機械に渡す文（例: 最終接触日が30日超をA、31〜60日をB、それ以外をC）
⑤ 確認ルール: 判断に困ったら推測せず「確認」と書かせる
研修の3日間で育てた1行が、そのままチームの備品になる——ここが前回からのつながりです。個人が直した指示の語は、3日目の「教える側」のタイミングで共有プロンプト集に反映します。個人の引っかかりログが、そのままチームの行の更新履歴になる。手順書とプロンプト集は、別々の道具ではなく1セットです。手順書が「前と後ろ」を持ち、プロンプト集が「中身」を持つ。
代走テスト — 手順書だけ渡して、口を出さない
4日目の代走テストには、1つの鉄則があります。作った人は、隣に立たない。口を出さない。止まったら答えを教えるのではなく、その箇所を手順書に書き足す。引っかかった行は、手順書の穴だからです。
穴は、だいたい3種に決まっています。
- 入力の形が書いていない — 「商談メモを貼る」では、メモの形が人によって違います。「①商談の概要 ②相手の発言の引用 ③次のアクションの3パート構成」まで書く
- 判断の基準が口承 — 「常識で優先度を付けて」は、代走の人の常識と作った人の常識が違います。基準は1文で手順書に書く
- 確認のタイミングが書いていない — 出力のどこを、誰が、いつ見るか。「確認」の行を送る前の30秒で埋めると書いて、初めて手順になる
初回の代走に40分かかった工程が、穴を2つ埋めただけで2回目は15分、3回目は10分になります。穴を埋めるほど、次の代走が速い。この曲線を1回経験すると、手順書は「最初に書き上げるもの」ではなく「回しながら埋めるもの」だと分かります。
なお、代走テストは「本人がいなくても回る」ことを確かめる場であって、代走を頼まれた人を試す場ではありません。2人目が止まっても、引っかかりは手順書の穴に帰属させます。人ではなく手順書を直す——これを最初に言っておくと、代走を頼まれる側も気楽に引き受けます。
AIに任せる範囲と、任せてはいけない範囲
4日間のどこで線を引くか、明確にしておきます。
AIに任せる範囲:
- 引っかかった行の分類（上の3種の穴のどれに当たるかの仕分け）
- 手順書の行の整形（話し言葉を手順の言葉に直す下書き）
- 共有プロンプトの基準の文の言い換え案（1文3案に出させる）
人間がやる範囲:
- どの工程を先に代走可能にするかの選択
- 判断基準そのもの（優先度のA/B/Cは営業の判断です。AIが決めてはいけない）
- 手順書の言葉遣い
最後の1つが意外と効きます。手順書の言葉遣いをAIに任せると、「最終接触日から30日を経過した顧客」と書かれます。誤りではありません。しかし、代走する人が毎朝読むのは「1か月放置してるお客さん」のほうです。手順書は、誰が読んでも同じ行為に着手できる言葉で書く。その言葉は、現場で毎週その業務をやっている人しか持っていません。
まとめ
- 「〇〇さんにしか作れない」の正体は能力の差ではなく、書き方が口承になっていること。プロンプトの前後（貼る物・出力の使い方）が1行の文字になっていない
- 固定を外す最小単位はプロンプト1本＋手順1行。週1工程のペースで移す
- 4日間カレンダー（1日15分）の中心は、2日目の「黙ってやってもらう」と4日目の代走テスト。作った人は口を出さない
- 引っかかった行は手順書の穴。穴を埋めるほど、次の代走が速い
- AIは穴の仕分けと整形と案出しまで。工程の選択・基準・言葉遣いは人間
導入の3つの壁（導入は3つの壁で止まる）のうち、これで「時間がない」と「1人に固定される」が外れました。残る最初の壁は「そのまま顧客に出せない」です。次回はこの壁に戻り、確認3点を「その人の手癖」から「30秒で回る工程」に設計し直す話を書きます。
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