商談5分前のメモをAIが5箱に振り分ける — 「読み返す」をやめて5分で準備を終える設計
前回は、余白をリストの鮮度に変える増し方を書きました（1ヶ月で腐るのはリストの中身）。月曜朝30分の鮮度管理で、リストの3割死を防ぐ運用が回り始めています。
増しの3本目は、余白を次の商談の準備に変える増し方です。
準備が15分になる構造
商談前の準備が重いのは、情報量ではなく並び順が毎回ゼロからだからです。メールの履歴、見積もりの履歴、前回の議事録——全部あるのに、読む順番が決まっていないので、毎回15分かけて「全部をざっと」読んでしまう。
鮮度管理の考え方と同じで、必要なのは網羅ではなく並び替えの自動化です。商談5分前に読める1枚に、AIが振り分けてくれます。
5箱の振り分けルール
メモの箱は5つに固定します。
- 相手の現状 — 前回商談までに分かっている事実のみ（推測は入れない）
- 未解決の懸念 — 相手が最後に口にした不安・反対意見
- 今日の提案の芯 — 今日初めて出す数字・条件（1行だけ）
- 聞きにくい1つ — 今日こそ聞きたいが、今まですべての商談で聞けなかったこと
- 引き金 — 商談後24時間以内に送るお礼メールの一文（相手の言葉をそのまま使う）
箱の数を6以上に増やすと読む時間が伸びて5分に収まらない。箱が5つである理由は、5行を読む時間が商談前の余白に収まるからです。
プロンプト本体
商談30分前に、商談メモの素材（メール履歴・議事録・見積もり履歴）を丸ごと貼り付けて実行します。
入力した商談素材から次を実行:
1. 事実と推測を分け、事実のみ5つの箱に振り分ける（相手の現状/未解決の懸念/今日の提案の芯/聞きにくい1つ/引き金）
2. 各箱は2行まで。5箱で10行を超えたら「今日使わない素材」に回す
3. 最後に「5分で読む順番」を1行で添える（例: 4→2→3→5→1）
出力はこう返ります。
【相手の現状】導入検討は部長単独判断。予算は今四半期分まで
【未解決の懸念】「他社引入の実績が不足」→ 先週の返信でも同じ文言
【今日の提案の芯】既存3社の導入事例を1枚で見せる（添付済）
【聞きにくい1つ】決裁は部長1名か、上の承認が入るか（毎回回避してきた）
【引き金】「実績が不足」という言葉を、24時間以内のお礼メールの引用に使う
読む順番: 4→2→3→5→1
5分の運用 — 順番を付けるのが設計の核
箱だけ作って終わりにすると、また「全部ざっと」に戻ります。運用表に足すのは「読む順番」の1行です。
| 時点 | 行うこと | 所要 |
|---|---|---|
| 商談30分前 | 素材を貼ってプロンプト実行 | 1分 |
| 商談5分前 | 出力を「読む順番」で読む | 5分 |
| 商談直後 | 議事録10分へ接続（前回までの運用と同じ） | 10分 |
5箱のうち「聞きにくい1つ」の箱が最も価値が高いです。毎回聞けなかった質問は、商談のたびに素材の末尾に沈んでいくからです。AIに「今まですべての商談で聞けなかったこと」を毎回出させると、沈んだ質問が箱の先頭に戻ります。
検算 — 15分が5分になった数字
仮定：1商談あたりの準備15分・週7商談。
- 運用なし: 15 × 7 = 105分／週が準備に消える
- 運用あり: 1分（AI振り分け）+ 5分（読む）= 6分 × 7 = 42分／週
- 差引: 63分／週 = 月に4時間強が商談本番側へ戻る
さらに「聞きにくい1つ」が出題され続けることで、月に1回は「ずっと聞けなかった質問」が商談で口から出る。これは準備時間の削減とは別に、商談の質を変える効果です。
まとめ
- 商談前準備が重い原因は情報量ではなく「並び順が毎回ゼロから」
- 5箱（現状/懸念/提案の芯/聞きにくい1つ/引き金）にAIが振り分け、2行までに制限
- 「読む順番」の1行を運用表に足す——これが5分で読み切る核
- 週105分→42分。月4時間強の回収+「ずっと聞けなかった質問」の口に出る効果
増し1本目（商談の質）・2本目（リストの鮮度）・3本目（次の商談の準備）で、守った余白の使い道が3方向に固定されました。導入1か月目の「増し」はここで一段落です。
次回
増し編が一段落したので、次は導入1か月目の総点検です。3つの増しを入れた状態で、効果測定3指標（準備工数・商談数・提案数）がどう動いたかを、初回比較レポートの続きとして読み直します。
この連載の続きは、はてなブログでも毎日書いています。
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