承認を待つ2週間で手を止めない — 「まず2名で」と言われたときの回し方
前回は、積んだ数字を経営層に通すためのA4一枚を書きました（経営層が動くのは3つの数字だけ）。前々回は、失注ログを3つの型に分けて次の一手を決める話でした（失注理由は「価格」ではなかった）。
申請書を出したあと、返事はたいていこう来ます。
いい話は分かった。まず2名で試してみて。
「承認」ではありません。でも「却下」でもない。この返事をどう扱うかで、そのあとの3か月が決まります。多くの人はここで手を止めます。承認待ち、と自分の中で分類して、申請書のことを思い出すのは2週間後です。
前回予告したとおり、今回はこの2週間の回し方を書きます。承認を待つ期間は「止まる時間」ではなく「人数を増やす前の最後の準備期間」です。この2週間をどう設計するか——道具の話ではなく、カレンダーの話をします。
手を止める2週間は、導入後の3か月を決める
まず、なぜ手を止めてはいけないのか。順序で説明します。
「まず2名で」という返事には、読み方に応じて2通りの意味があります。
- 様子見として受け取る: 2週間後に「どうでしたか」と聞かれて「良い感じです」と答える。感想で終わります
- 条件付き承認として受け取る: 2週間後に、申請書に追記できる数字を持って立つ。判断材料を増やして、3名目以降の話に進む
1の立場で2週間を過ごすと、実際にAIを使い始めるのは「正式に承認されてから」になります。しかし正式承認のあとには避けられない仕事が待っています。2名分の設定、出力の確認、ほかのメンバーからの質問。慣らし運転を先送りにしたまま人数だけ増やすと、最初の2週間は必らず混乱します。私の部署でも、以前ツールを導入したとき、全員が同時に始めて最初の1週間は誰も出力を信じられず、結局人力で二度手間になりました。
2の立場なら、この2週間で混乱の大部分を先に経験しておけます。人数が増えるとき、自分だけが分かっている状態と、2名分の引っかかりを先に潰した状態とでは、スタートの速度がまるで違います。
2週間の目的は「慣らす」ではなく「証拠を積む」
目的の設定を間違えると、2週間は「なんとなく使えるようになった」で終わります。それでは2週間後に足りないものが出ます。
積むべき証拠は3つです。
- かかった時間 — 工程ごとに「前は何分、今は何分」
- 引っかかった場所 — 出力が使えなかった箇所と、そのときの指示
- 直した指示 — 出力を直すより指示を直すほうが効いた具体例
このうち2と3は、この連載で以前書いた引っかかりログと同じ形式で取れます（工夫したプロンプトはチャット履歴の中で死ぬ）。あの記事では「引っかかりをログに残す」道具を作りました。今回はそのログを、導入承認の材料として使うまでを通しで回します。
2週間カレンダー
私が実際に回したカレンダーを、そのまま載せます。業務の合間に入れるので、1日の追加作業は30分以内に収めています。
第1週（道具を日常に置く週）
月: いつものリスト作成を1回だけAIでやる。所要時間を記録
火: 前日の出力のうち、使えなかった箇所を1行直す。直した理由を記録
水: 企業調査1社分をAIに渡す。手作業のときの時間と比べる
木: 前日までの指示を1行だけ書き換えて、同じ仕事をもう1回
金: 第1週の記録をまとめて、ふりかえりプロンプトに投げる（下記）
第2週（2名目に渡すものを作る週）
月: 第1週の指示を「手順書」の形に書き直す。空白を残さない
火: 手順書を自分に使い捨てで使ってみる。読み手の立場で引っかかった行を直す
水: 相棒のもう1名に手順書を渡して、黙ってやってもらう。質問はメモだけ取る
木: 質問に出てきた行を手順書に反映する。指示直しをもう1周
金: 2週間分の記録を申請書に追記する1行にまとめる
見ての通り、特別な仕事は1つも入っていません。すべて「いつもの業務のやり方を1回だけ変える」だけです。新しい作業を作らない——これが2週間を完走する条件です。2週間の計画に「AIの勉強時間を2時間作る」のような項目を入れると、その日は必ず来ません。
毎日の記録は「3行」で足りる
記録に力を入れすぎるのも失敗パターンです。私が使っているのは、メモ帳1枚に3行です。
日付: 9/8
やったこと: リスト作成をAIで（初回）
かかった時間: 38分（前は毎週約120分）
引っかかった場所: 業種の区分が自社用語と違って、そのまま使えず
この3行を毎日続けると、2週間で10〜12枚たまります。ポイントは「かかった時間」に前の実測を必ず併記することです。比較元がなければ、2週間後の数字になりません。効果測定の3指標（準備工数・商談数・提案数）については、以前この連載で設計を書いています（効果測定は3指標で回す）。
週末に回す、ふりかえりプロンプト
週末の金曜に、積んだ記録をAIに読ませます。実際に使っているプロンプトです。
以下は、私が2週間（または1週間）の間に記録した業務ログです。
次の3つを、この順で答えてください。
1. 所要時間が最も縮んだ工程を1つ挙げ、
「前」の時間と「今」の時間を並べた表にしてください
2. 「引っかかった場所」が2回以上出ている工程を挙げ、
指示の問題か道具の問題かに分けてください
3. 来週、もう1名に渡す手順書に入れるべき修正点を、
優先度順に3つ挙げてください
判断に使えない記録は「不明」として扱い、推測で埋めないでください。
最後の1行が要です。渡したログに情報の抜けがあるとき、AIはそれを埋めようとします。推測で埋まった数字は、申請書に書く瞬間に信じられなくなります。「不明は不明のまま」と指示しておくと、翌週の記録の取り方まで自然に整います。
2週間後に申請書へ追記するのは「1行」
ふりかえりの結果、2週間後に申請書へ追記するのは、たった1行です。
追記（9/22時点）: 2名で2週間の試行の結果、
リスト作成は週120分→38分に短縮。
残る課題は「業種区分の自社用語への置き換え」1点（手順書に反映済み）。
3名目以降は追加の準備工数なしで開始可能。
前回書いたA4一枚の申請書に、この行が1本増える。それだけです。しかし経営層が見ているのは、この行が読める形で並んでいることです。「良い感じでした」と「週120分→38分」では、次の判断の速さが違います。しかも3名目以降の追加準備が不要、と1行で断言できるのは、2週間を止まらずに回した人間だけです。
AIに任せる範囲と、任せてはいけない範囲
この2週間で、線を引いている場所を書きます。
AIに任せる範囲:
- 毎日の3行記録の集計と、工程ごとの時間比較
- 引っかかった場所の分類（指示の問題か道具の問題か）
- 手順書に入れる修正点の、優先度順のリストアップ
人間がやる範囲:
- 2週間の計画そのもの。どの業務から入れるかは、その部署の仕事のしかた次第
- もう1名に渡すかどうかの判断と、渡すタイミング
- 申請書に追記する1行の最終的な言葉遣い。数字は事実でも、「この部署はこう動く」は本人にしか書けません
2週間の記録は、判断の材料を整える作業であって、判断そのものではありません。この線を守っておくと、2週間後に並んでいる数字を自分で説明できます。数字を説明できない状態で承認を取ると、最初の質問で止まります。
まとめ
- 「まず2名で」は却下ではなく条件付き承認。手を止めると導入後の3か月が決まってしまう
- 2週間の目的は「慣らす」ではなく証拠を積む。時間・引っかかり・直した指示の3つ
- カレンダーに新しい仕事は作らない。「いつもの業務を1回だけ変える」を積み重ねる
- 毎日の記録は3行。「前」の実測を必ず併記するのが、2週間後に数字になる条件
- AIは集計と分類と優先度付けまで。計画と追記する1行の言葉遣いは人間の仕事
- 2週間後に申請書へ足すのは1行。しかし「3名目以降は追加準備なし」と書けるのは、止まらずに回した2週間だけ
承認を待つ期間は、道具の話ではなく設計の話です。2週間を過ごすのではなく、2週間を設計する。その差が、2名で始めた取り組みを部署の標準に変えるかどうかを分けます。
この連載の続きは、はてなブログでも毎日書いています。
この記事の元になった書籍では、本記事の土台を、導入から運用まで通しで扱っています。
🎁 読者特典3点セット（無料）
- ① 提案書3層プロンプト — 40分で6枚の提案書を出す、貼って動く完全版
- ② 調査カード3分プロンプト — 1社30分の企業調査を3分に（5社まとめ処理つき）
- ③ 商談前メモ5箱テンプレート — 商談5分前に読める1枚（AI整形プロンプト＋記入例つき）
メールアドレスだけの登録で3点すべてすぐ受け取れます（解除はいつでも）。
→ 読者特典3点セットを受け取る（無料）
📗 営業の仕事をAIに任せろ — 見込み客リストから提案書まで、1人で回す営業自動化（Kindle・読み放題対象）
📗 シリーズ全3冊: 営業の仕事をAIに任せろ ・ 見込み客をAIに探させろ ・ 商談をAIに鍛えさせろ