週10時間の削減を順番で作る — 工程の移行順と最初の1週間の選び方
前回は、AIに任せていい工程の線を引く話を書きました（AIに任せていい工程の線を引く）。任せられる工程の3条件（入力・照合・ダメージ）が決まれば、任せ方は「全文/部品/手」に機械的に決まります。
次の質問は、ここから出ます。
じゃあ、どの工程から順に移していけば、早く時間が減りますか。
今回は、週10時間の削減目標に向けた移行の順番設計を書きます。「どれだけ減るか」の見積もり方と、最初の1週間で選ぶ工程の条件をまとめます。
「効果がありそうなものから」が失敗する理由
線が引けたチームが最初にやりがちなのが、派手な仕事から任せることです。提案書づくり、商談のシミュレーション、見込み客の分析——「これがAIでできたらすごい」と思える仕事です。
しかし削減される時間の総量は、こう決まります。
削減総量 = その工程の発生回数 × 1回あたりの所要時間
週1回の提案書づくりを40分から20分にしても、週20分しか減りません。毎日やっているリスト更新を15分から3分にすると、週60分減ります。地味な仕事のほうが、総量では勝ちます。「効果がありそうなものから」という順番は、削減の総量計算をすっ飛ばしているのです。
削減時間の見積もり方
前回の「任せ表」に、2列追加します。
| 工程 | 任せ方 | 回数/週 | 1回の時間 | 週あたり合計 |
|---|---|---|---|---|
| 見込み客リストの1次抽出 | 全文 | 1回 | 90分 | 90分 |
| 商談メモの整形 | 全文 | 10回 | 15分 | 150分 |
| 提案書の構成案 | 部品 | 4回 | 40分 | 160分 |
| 初回メールの本文 | 手 | 6回 | 20分 | 120分 |
| 日程調整の案内文 | 全文 | 8回 | 5分 | 40分 |
| 社内日次の進捗報告 | 全文 | 5回 | 10分 | 50分 |
回数は正確に数えてください。「だいたい毎日」ではなく「週10回」のように数値で。1回あたりの時間も、実際に計って1週間分の記録から拾います。記録がまだないチームは、まず1週間、各工程の終了時刻をメモに残すだけの週を1回入れてからで構いません。
見積もりの大事な点が1つあります。部品と手の工程は、削減時間を半分に数えること。部品は「出力を組み込む時間」が残り、手は「案出しの時間」しか減らないからです。全文の工程だけが、見積もりをそのまま削減に変えます。
移行順の2軸
見積もりが揃ったら、2軸で順番を決めます。
- 縦軸: 削減総量（週あたり合計の大きいものが上）
- 横軸: 移行コスト（手順の複雑さ。1週間で移行手順が書けるものが左）
右上（総量が大きく、コストが小さい）から順に移します。左上から順に1〜2個ずつ移すだけで、週2〜3時間がまず減るのが普通です。週10時間という数字は、こうして1週間の積み上げで作る数値です。一気に10時間を目指すと、移行手順が雑になり、品質の事故が起きて、全部手に戻る——導入の3つの壁の1つ目に逆戻りします。
最初の1週間で選ぶ工程の条件
1週目で選ぶ工程は、2つの条件を満たします。
- 週5回以上発生している（毎日近く回るので、効果を1週間で体感できる）
- 移行手順が30分で書ける（手順書1枚に収まらない工程は、2週目以降に回す）
1週目は「効果を実感する週」です。回数の多い工程ほど、1週間で削減を体感でき、回す意欲が保てます。逆に、1か月に1回の工程を最初に移すと、効果が出る前に疲れます。
プロンプト本体 — 移行順の1発作成
前回の任せ表（工程・3条件・任せ方）に時間を足して渡すと、削減総量を計算し、移行順まで出すプロンプトです。
あなたは中小企業の営業チームのAI導入アドバイザーです。
私が列挙する工程の表から、AIへの移行順を設計してください。
# 計算ルール
- 各工程の週あたり合計 = 回数/週 × 1回の時間
- 任せ方が「全文」の工程は、週あたり合計の70%を削減見込みとする
- 「部品」と「手」の工程は、週あたり合計の35%を削減見込みとする
# 移行順の基準
- 削減見込みの大きい順に並べる
- 同じ見込みなら、移行手順が30分で書けそうな工程を先にする
- 1週目の候補は「週5回以上発生」かつ「手順が30分で書ける」工程だけに絞る
# 出力形式
| 順位 | 工程 | 任せ方 | 週あたり合計 | 削減見込み | 何週目に移すか |
|---|---|---|---|---|---|
表のあとに以下を添える
1. 1週目で移す工程と、期待される週あたり削減時間の合計
2. 4週間全部を終えた時点の削減見込みの合計と、週10時間目標との差
3. 見込みが週1時間に満たない工程は「移さない」に分けて、その理由
# 工程の表
（前回の任せ表に「回数/週」と「1回の時間」を書き足したものを貼る）
出力サンプル（ダミー案件）
先ほどの6工程表を入れたときの返りのイメージです。
| 順位 | 工程 | 任せ方 | 週あたり合計 | 削減見込み | 何週目 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 提案書の構成案 | 部品 | 160分 | 56分 | 2週目 |
| 2 | 商談メモの整形 | 全文 | 150分 | 105分 | 1週目 |
| 3 | 初回メールの本文 | 手 | 120分 | 42分 | 3週目以降 |
| 4 | 見込み客リストの1次抽出 | 全文 | 90分 | 63分 | 2週目 |
| 5 | 社内日次の進捗報告 | 全文 | 50分 | 35分 | 1週目 |
| 6 | 日程調整の案内文 | 全文 | 40分 | 28分 | 1週目 |
- 1週目: 商談メモの整形＋進捗報告＋案内文で、週168分（約2.8時間）の見込み
- 4週で全部を終えると週5時間。週10時間目標との差は5時間——差の分は、リスト抽出を週2回に増やすか、構成案を「部品」から「全文」に格上げするかで埋める
ここで注目すべきは、提案書の構成案が「総量1位なのに1週目ではない」点です。部品任せなので削減率が35%に落ち、1週目の条件（30分で手順が書ける）から外れる。総量1位を最初に据えるのが正解ではなく、総量×移行コストの積み上げが正解なのです。
検算
4週間の移行が終わったら、2つの数字を数えます。
- 実際の週あたり削減時間 — 移行した工程の「回数 × 1回の時間」を移行前後で比べる
- 見積もりとの差 — 差が3割を超えた工程は、任せ方の格上げ/格下げの見直し対象
差が大きく出る工程の大半は、移行手順が雑なまま1週目に入れてしまった工程です。順番を守らず先へ進んだサインなので、見つけたら1週だけ手順の作り直しに戻します。
所要時間の正体
見積もりと移行順の設計は、工程数15前後なら2時間で終わります。ただしその内の1時間は「1回あたりの時間を計る」ことに使います。以後は、新しい工程が増えたら2列を足すだけで順番は保てます。この2時間は「週10時間を1発で作る数字」ではなく、「毎週2〜3時間を確実に積み上げる台帳」の固定費です。
まとめ
- 削減総量 = 回数 × 1回の時間。派手さで選ぶと総量計算に負ける
- 部品と手は見積もりを半分に数える
- 順番は「削減総量 × 移行コスト」の2軸で、1週目は週5回以上の工程から
- 週10時間は一発ではなく、4週間の積み上げで作る
次回
順番どおりに移し終えたら、次は「本当に減ったか」を測る番です。次回は、1か月後の時点で削減効果をどう実測するかを書きます。見積もりと実測の差の読み方と、移行が停滞した工程の直し方をまとめます。
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